Ho passato l’estate, pensando al blog e a come rinnovarlo nei contenuti. Dove voglio andare con Acrossnowhere.net? Cosa voglio ottenere? La verità è che avere un blog, oltre ad essere un ottimo biglietto da visita per me, mi serve soprattutto perché mi piace averlo. Adoro scrivere e scrivo in continuazione, ovunque.
Nell’ultimo periodo però ho fatto un percorso di introspezione, mentre gli impegni aumentavano (sociali, lavorativi, di responsabilità, etc) e dopo aver letto decine e decine di articoli sul personal improvement e tutti gli hacks per aumentare produttività e roba del genere, ho rivoluzionato il mio modo di lavorare.
Da questo viaggio ho imparato un po’ di cose che mi hanno aiutato a lavorare meglio. “Work smarter, not Harder“.
1. Orari da ufficio
Prima di tutto dobbiamo parlare della questione secondo cui i freelance hanno orari flessibili e possono lavorare quando vogliono. Purtroppo nella vita reale non è così. Se è vero che i freelancer non hanno degli orari stabiliti in cui lavorare, in realtà avere un orario “da ufficio” non solo è più utile, ma spesso è una necessità.
Ero una di quelle persone che finisce di lavorare a mezzanotte e si sveglia la mattina alle 10. Per un po’ questo sistema di lavoro è stato sostenibile e mi piaceva anche tutto sommato, ma era un modo di lavorare che era diventato difficile da sostenere man mano che le mie collaborazioni e il mio parco clienti aumentava.
Per quanto io sia sempre stata un animale notturno e abbia sempre preferito lavorare fino a tardi, piuttosto che svegliarmi presto, purtroppo il resto del mondo non funziona così. I clienti e i collaboratori hanno orari da ufficio e sei tu che ti devi adeguare.
Adesso la mia sveglia suona alle 6.45 del mattino e alle 18.30/19 cerco di impormi di finire la mia giornata lavorativa. Cerco anche di essere a letto tra le 10.30 e le 11.30.
Cambiare così radicalmente la mia routine non è stato per niente facile, ma ho notato fin da subito dei benefici.
- Svegliandomi presto la mattina non devo correre per uscire di casa: posso fare le cose senza avere fretta. Questo mi aiuta parecchio anche con l’ansia
- Avere più tempo la mattina mi permette di avere una morning routine: mi sveglio, mi preparo, ho tempo di fare colazione, di meditare… insomma, iniziando con calma riesco ad essere più concentrata quando inizio a lavorare
- Prima inizio a lavorare, prima posso staccare
2. To Do List per tutti i gusti
Ho una to-do list cartacea. Uso Slack per i piccoli rimender. Google Calendar è per gli appuntamenti. Asana e Trello per i condivisi. Infine uso Tokk che è un task manager con timer, così riesco a capire quanto tempo mi occupano i miei progetti.
Collaborazioni, clienti, scadenze: è compito tuo ricordare, chiedere update, controllare. Un freelancer deve essere capace di gestirsi. Scadenze mancate, chiedere constanti reminder delle cose da fare, dimenticare di controllare i lavori significano basse performance lavorative e questo non può funzionare per i tuoi collaboratori e i tuoi clienti.
Essere organizzati quindi è l’unico modo per fare al meglio il vostro lavoro. E le To Do List sono la nostra arma più importante.
Trova il tool più adatto a te. Sperimenta. Non limitarti ad un solo strumento se questo ti fa sentire limitato. Trova la tua soluzione.
(Anche la persona più organizzata del mondo si perde pezzi di tanto in tanto. Ci sono clienti che hanno tempi di risposta biblici. Noi siamo umani e sbagliamo. Cerchiamo di fare comunque del nostro meglio)
3. Priorità
In un mondo in cui tutti vogliono le cose “asap” e “asapissimo”, bisogna imparare a dare delle proprità. Che è forse la cosa più difficile da imparare. C’è chi dice che dovremmo avere solo una task importante al giorno, ma questo per me sarebbe impossibile.
C’è un metodo che ultimamente va molto di moda e che si chiama scala di priorità di Eisenhower: piuttosto utile (cliccando sull’immagine potete scaricarne il pdf)
4. Ignora le notifiche
Il mio più grosso ostacolo nella vita lavorativa? Le notifiche e le mille distrazioni.
“Ciao! Ci sono 10 nuovi tweet interessantissimi” mi sussurra Twitter
“Tua cugina ti ha taggato in una foto in cui sembri Morticia Addams dopo una massiccia dose di tranquillanti. Inoltre il gruppo del quartiere sta dicendo che qualcosa sta andando a fuoco. Sarà casa tua? Chi può saperlo!” sorride Facebook.
“Dlin Dlon! Sono il cliente che usa WhatsApp per comunicarti cose importantissime e di vitale importanza su quello che stai facendo.” mi dice WhatsApp.
“Ti meriti cinque minuti di relax” mi cerca di convincere Tumblr.
“Hai una nuova email! Hai una nuova email! You’ve got mail!” urla gmail (con l’aiuto di thunderbird)
Insomma… ci passiamo tutti, no? Il mio consiglio? Staccate tutto.
Datevi un tempo per controllare le email (passo da thunderbird tre volte al giorno: la mattina, a pranzo, la sera). Disabilitate le notifiche. Concordate con i vostri clienti che WhatsApp non è il luogo dove parlare di lavoro: possiamo sentirci su Skype, su Slack, per email, telefonandoci e anche concordando un appuntamento ma non su WhatsApp.
Chiudete i social mentre lavorate. “Ma io con i social ci lavoro!” si sentì qualcuno gridare in lontananza. Pure io. Ma uso Business Manager non Facebook. E Hootsuire mi crea meno ansia di Twitter. A meno che non stiate lavorando per il team di social care di qualche grande azienda (o siate nel mezzo di una crisi di qualche tipo), rilassatevi, chiudete il profilo del vostro ex-fidanzato di terza elementare e lavorate!
5. Trova una routine per staccare
Questa è la parte con cui ho più problemi. Ad un certo punto (idealmente alle 18, realisticamente almeno alle 20) dovremmo staccare. Quando sei un freelancer staccare diventa difficile: non hai un ufficio che chiude né un cartellino da timbrare. Sei tu e il tuo computer che spesso è anche il mezzo che ti permette di cazzeggiare (Netflix, I love you).
Per qualche tempo è stato il mio cane che mi comunicava di finire la mia giornata lavorativa chiedendo di essere portato a spasso. Ma adesso alle 5 fa buio e io non ballo con i cinghiali tanto volentieri.
Quindi ora è la sigla del TG3 che mi fa staccare. Alle 7 accendo la televisione e inizio a cucinare e quando ritorno al computer, dopo cena, lo faccio per me e non per lavoro.
6. Sii organizzato
Perdiamo un sacco di tempo a cercare cose. Senza contare ovviamente tutto il tempo perso per cercare informazioni (dal numero di telefono del cliente alla regola di Adwords su cui non sei tanto sicura).
Anche in questo caso, come nella questione to-do list, essere organizzati è importante. Ogni cosa deve avere un suo posto dedicato e bisogna tenere il più possibile in ordine.
E’ anche una questione mentale. Avere una scrivania pulita e ordinata per me significa un aumento di concentrazione. Polvere, macchie e roba fuori posto mi distraggono. Sulla mia scrivania ho due sottobicchieri, un quaderno, le penne nel portapenne (facilmente accessibile), ho l’agenda con il to-do list e solitamente un post-it attaccato sullo schermo del computer che mi ricorda qualcosa (il post it del momento mi rammenta che Analytics è mio amico).
7. Tieniti del tempo per studiare
Per restare al passo con tempi, tecniche e novità ci vuole tempo, ma il tempo dedicato allo studio e agli aggiornamenti non è mai tempo sprecato. Questo è fondamentale.
Mi riservo del tempo per aggiornarmi, per sperimentare, per capire anche come ottimizzare il mio lavoro e la mia produttività. Studiare mi serve per migliorare tanto il mio lavoro quanto me stessa.
Altri consigli sparsi
- Cerca di trovare una persona da cui imparare, un mentore. Io ho la fortuna di averne diversi. Grazie a loro sono riuscita a crescere professionalmente e ad apprendere differenti metodi lavorativi da cui poi posso ricavare il mio
- Puoi imparare da chiunque. Sto seguendo il canale Youtube di una ragazza di 17 anni che mi sta insegnando come studiare meglio.
- Networking. Networking. Networking.
- Sii te stesso, ma presentati bene. Non sono i vestiti che dimostrano la qualità e le competenze di una persona. Mettere un paio di tacchi per me sarebbe pura sofferenza, ma ad un incontro con un cliente o un collaboratore non vado certo con la maglietta che ho comprato al concerto di Ed Sheeran (per quanto il fatto che sia riuscita a prendere il biglietto significa che faccio miracoli)
- In linea con il punto sopra: essere una persona gentile, educata e in orario non costa niente, non richiede particolari abilità e può fare un’enorme differenza.
